Na czym polega problem?
Spółka rozwiązuje umowę z biurem rachunkowym i żąda zwrotu swojej dokumentacji – umów, faktur, polis, list płac, deklaracji ZUS. Biuro rachunkowe odmawia wydania dokumentów, powołując się na zapis w umowie, który uzależnia zwrot dokumentacji od uprzedniego uregulowania wszelkich zaległych należności. Czy taki zapis ma skutek prawny? I czy odmowa wydania dokumentów może rodzić odpowiedzialność karną?
Kto jest wyłącznym dysponentem dokumentów spółki?
Dokumenty księgowe i prawne spółki – umowy, faktury, polisy ubezpieczeniowe i inne podobne – są własnością spółki. Fakt, że w związku z wykonywaniem umowy o świadczenie usług księgowych znalazły się one w posiadaniu biura rachunkowego, nie sprawia, że biuro stało się ich wyłącznym dysponentem.
Wyłącznym podmiotem uprawnionym do rozporządzania tą dokumentacją pozostaje spółka – i tylko ona. Biuro rachunkowe jest jedynie przechowawcą cudzych dokumentów, a nie podmiotem, któremu przysługuje jakiekolwiek prawo zatrzymania ich jako zabezpieczenia swoich roszczeń.
Czy umowny zapis o zatrzymaniu dokumentów jest skuteczny?
Niekiedy umowy o obsługę księgową zawierają postanowienia, zgodnie z którymi biuro rachunkowe jest uprawnione do wstrzymania wydania dokumentacji do czasu zapłaty wszystkich należnych mu wynagrodzeń. Zapis taki jest jednak prawnie bezskuteczny.
Spory o zapłatę wynagrodzenia rozstrzygają sądy – i to właśnie na drodze sądowej biuro rachunkowe może dochodzić swoich ewentualnych roszczeń. Dokumenty natomiast należy wydać niezwłocznie po rozwiązaniu umowy. Jedno roszczenie nie może być zakładnikiem drugiego.
Odmowa wydania dokumentów a odpowiedzialność karna
Odmowa wydania dokumentów spółce przez biuro rachunkowe może stanowić przestępstwo z art. 276 Kodeksu karnego, który penalizuje ukrycie, zniszczenie lub usunięcie dokumentu, którym sprawca nie ma prawa wyłącznie dysponować.
Ukrycie dokumentu – w rozumieniu tego przepisu – zachodzi wówczas, gdy dokument zostaje uczyniony niedostępnym dla osoby uprawnionej do dysponowania nim, choćby przez pewien czas. Nie jest przy tym konieczne, aby dokument został fizycznie ukryty w jakimś miejscu. Wystarczy, że uprawniony podmiot – pomimo żądania wydania dokumentów – nie może ich odzyskać.
Bez znaczenia dla odpowiedzialności karnej pozostaje przy tym okoliczność, czy księgowy dysponuje oryginałami dokumentów czy ich kopiami – przestępstwo z art. 276 k.k. może być popełnione zarówno na jednych, jak i na drugich.
Czy przekazanie dokumentów drogą elektroniczną wystarczy?
Biura rachunkowe prowadzą coraz więcej czynności w systemach elektronicznych. Niekiedy podnoszony jest argument, że skoro spółka miała dostęp do obrazów (wizualizacji) dokumentów w systemie księgowym, a rozliczenia podatkowe odbywają się drogą elektroniczną, to jej prawa nie zostały naruszone.
Argument ten jest chybiony. Dostęp do cyfrowego podglądu dokumentów w systemie prowadzonym przez biuro rachunkowe nie jest równoznaczny z posiadaniem dokumentów źródłowych. Spółka ma prawo do fizycznego odbioru swojej dokumentacji – i żaden argument o elektronicznym trybie świadczenia usług tego nie zmienia.
Co powinna zrobić spółka, której dokumenty są zatrzymywane?
W pierwszej kolejności spółka powinna wysłać do biura rachunkowego pisemne wezwanie do niezwłocznego wydania całości dokumentacji. Wezwanie warto przesłać w sposób pozwalający udokumentować jego odbiór.
Jeżeli biuro rachunkowe wezwania nie respektuje, spółka może złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. W toku postępowania możliwe jest zabezpieczenie dokumentów przez Policję, a następnie ich zwrot pokrzywdzonej spółce.
Podsumowanie
Dokumenty spółki należą do spółki – niezależnie od tego, kto je przechowuje i jakie roszczenia wobec spółki zgłasza. Umowny zapis uzależniający zwrot dokumentacji od zapłaty wynagrodzenia jest bezskuteczny. Osoba reprezentująca biuro rachunkowe, które odmawia wydania dokumentów, naraża się na odpowiedzialność karną z art. 276 k.k. Spory o wynagrodzenie rozstrzygają sądy, a nie samopomoc polegająca na zatrzymywaniu cudzej dokumentacji.